Cos'è un kanban Board? Task, risorse, organizzazione, processo .. efficenza

In questo articolo spieghiamo cosa è un kanban board e quali funzionalità di base dovrebbe avere un software che permette di organizzare le attività lavorative aziendali mediante la metodologia kanban.

Kanban è una parola giapponese, che significa insegna o cartellone, che sta ad indicare una metodologia per aiutare la programmazione e l'organizzazione della produzione in modo snello ed ottimizzato.

Questa metodologia è stata introdotta in Toyota, con il fine di massimizzare la produzione e ridurre gli sprechi. In pratica il kanban è una metodologia utilizzata per ottenere la produzione Just In Time (JIT),ovvero produrre verosimilmente solo ciò che è stato già venduto o che si prevede di vendere in tempi molto brevi.

Senza scendere in ulteriori dettagli, diciamo che questa metodologia permette di organizzare il lavoro di team e personale ed organizzarlo in modo efficiente. La metodologia kanban si può applicare bene, oltre che all'ambiente produttivo, anche in altri ambiti, ed in generale a tutti quelli scenari in cui sia utile gestire un flusso di attività. Questo approccio permette in pratica di gestire il lavoro bilanciando i task di lavoro con le risorse disponibili.

Fatta questa introduzione descriviamo ora come dovrebbero essere, secondo il nostro punto di vista, i software che permettono di sfruttare al meglio questa metodologia.

Come funzionano i kanban board software

I software che implementano la metodologia kanban permettono di organizzare e suddividere le attività necessarie alla realizzazione di un lavoro in singoli task indipendenti. I task di lavoro potranno poi essere presi in carico in autonomia dai partecipanti al team. I task sono "visualizzati" in un'opportuna area di un Board (lavagna). 

Un kanban board è solitamente organizzato in colonne. I task di lavoro sono visualizzati in modo da offrire ai partecipanti una visione di avanzamento del processo, dall'inzio alla fine. Le colonne del kanban rappresentano di fatto la fase del processo in cui i task si trovano in quel momento. I task delle colonne centrali sono necessariamente in carico ad una o più risorse. Un task è sempre in carico ad una singola risorsa

Esempio di un Kanban Board a 5 colonne

Le colonne del Kanban, ovvero le fasi del processo

Le colonne dei kanban board dovranno essere dinamiche in modo da rappresentare al meglio il processo del lavoro che il kanban rappresenta. Normalmente ci dovrebbero essere almeno tre colonne.

• La prima colonna, chiamata anche backlog rappresenta solitamente il contenitore dei lavori previsti. Questi task non sono ancora entrati nel processo di lavoro e non sono assegnati a nessun membro del team.
  
  
• L'ultima colonna rappresenta invece la fine della lavorazione del task (done).
  
  
• Le colonne in mezzo al kanban board rappresentano le varie fasi del processo. Solitamente la seconda colonna denota l'entrata dei task nel processo di lavorazione. La seconda colonna e le successive rappresentano qunidi le varie fasi del processo che il kanban board rappresenta.

Per ogni colonna deve essere possibile impostare un limite sul numero di task che si possono trovare simultaneamente in quello stato. La scelta di questo parametro è molto importante per mantenere un flusso fluido ed evitare da una parte i colli di bottiglia, dall'altra un lavoro poco focalizzato.

Un task può essere preso in carico "autonomamente" dalla risorsa o "assegnato" dal responsabile del kanban, se la capacità lo consente. Quando il task di lavoro è terminato, passerà alla fase successiva. La fase successiva è rappresentata appunto dalla colonna seguente, fino a raggiungere lo stato finale (ultima colonna).

Quando tutti i task previsti in fase iniziale saranno conclusi, il kanban potrà essere dichiarato eventualmente chiuso. Non sarà necessario chiudere il kanban se questo rappresenta attività consecutive e ripetitive. Questo dipende dal modello di organizzazione dell'azienda / dipartimento o ufficio che ha creato il kanban. 

Tanti Kanban (quanti ne servono ..)

In una soluzione software che implementa questa metodologia di lavoro si potranno creare tanti kanban board quanti sono necessari (in teoria infiniti).

In un software di project management che implementa questa metodologia, ogni Kanban Board creato può essere associato ad un progetto o ad una singola attività della wbs di progetto. L'importante è che sia possibile, per questioni organizzative e visive suddivedere e categorizzare i vari kanban per dipartimenti od uffici o altri criteri di classificazione, determinando la visibilità agendo sui partecipanti. È necessario inoltre che siano implementate delle regole/funzionalità che permettano di configurare in modo flessibile ogni Kanban "ad esigenza", impostando diritti come "chi può creare", "chi puo assegnare", "chi puo archiviare". In questo modo si otterà una gestione di un vero e proprio workflow di lavoro.

Un altro aspetto importante è la misura delle attività. Il software deve essere infatti in grado di misurare il tempo in cui un task rimane in un determinato stato di processo, come pure il tempo necessario al suo completamento. Se poi il software è in grado di associare il tempo impiegato dagli utenti su ogni task ad uno specifico progetto e attività/wbs si ha a disposizione uno strumento potente per fare time tracking in modo efficace e semplice.

Un esempio pratico

Vediamo ora come un software kanban ci permetta di organizzare il lavoro partendo da un esempio pratico. Il lavoro che si vuole gestire tramite il kanban, a titolo di esempio, è la realizzazione di una serie di video tutorial relativi all'utilizzo di un prodotto commerciale.

La prima cosa da fare è creare un kanban board e denominarlo il più esplicitamente possibile. Ad esempio "Video Tutorial 2019 Software X versione Y". In seconda battuta devono essere create le colonne che rappresentano le varie fasi del processo previsto (ovvero le colonne del kanban). Le fasi di processo ipotizzate, a parità di risultato finale, potrebbero essere completamente diverse da azienda ad azienda o dipartimento o ufficio. A titolo di puro esempio ipotizziamo le seguenti fasi:

1. backlog (contenitore fisso)
2. raccolta materiale ed interviste ai responsabili di prodotto
3. scrittura dei testi di base del video tutorial
4. ideazione del video
5. registrazione del parlato
6. creazione e montaggio del video
7. revisione e approvazione
8. pubblicazione on line (sito streaming)
9. archiviazione (lavoro terminato)

Tasks 

Per ogni fase di processo prevista verranno definiti dei vincoli, esempio numero massimo dei task che la fase del processo potrà ospitare. Una volta creato il kanban e il processo che lo rappresenta verranno inseriti nel backlog i video tutorial previsti, a titolo di esempio:

1. Presentazione dei tutorial
2. Gestione della profilazione degli utenti
3. Utilizzo delle API
4. Etc etc

Definiti i task di lavoro previsti verranno associati i partecipanti che dovranno eseguire fisicamente i lavori.

Normalmente i kanban funzionano in modalità pull. I partecipanti al kanban andranno a prendere in carico un task di lavoro quando avranno disponibilità fisica di tempo per svolgere il lavoro rappresentato dal task. Banalmente significa che l'utente andrà a "spostare" il task di lavoro nella colonna di processo successiva. Questa azione rappresenta l'entrata nella nuova fase del processo e l'assegnazione del task all'utente che sta compiendo l'azione. Ovviamente il software dovrebbe permettere di riassegnare il task ad un altro utente ad esigenza.

Vincoli

A seconda delle implementazioni i software di gestione del kanban potrebbero gestire ulteriori vincoli. Questi potrebbero essere introdotti a livello di kanban board o singolo task, che potrebbero influenzare il flusso di lavoro. Vediamo di seguito qualche ipotesi.

• Un kanban potrebbe obbligare a seguire l'intero flusso previsto. In questo caso non potremmo trovare un task di lavoro nella fase di processo "4" senza che sia passato dal "3" e prima dal "2".
• Potrebbe essere necessario, con la sola esclusione della colonna di backlog, dichiarare un vincolo sui task che obblighi a marcare terminata la fase per poter avanzare nello stato successivo di processo.
• Il kanban potrebbe essere configurato in modo tale che, assegnato il task ad una risorsa, questa debba portarlo fino alla fine. Con la sola eccezzione di rimettere il task nel backlog.
• Il kanban potrebbe permettere di "bloccare" il contatore di tutti i task in una determinata fase di processo o potrebbe permettere di bloccare il singolo task di lavoro (per fare time tracking).

Se sono presenti ulteriori vincoli e feature l'utilizzo è a discrezione o esigenza organizzativa; l'importante è capire l'utilità di eventuali feature aggiuntive del software per organizzare al meglio il proprio lavoro. Serve inoltre scegliere il software che permette di organizzarsi in modo più o meno strutturato con più flessibilità possibile.

In ogni caso tutti i software dovrebbero storicizzare i passaggi di stato, come pure le tempistiche di elaborazione nel singolo stato. Queste numeriche dovrebbero essere facilmente consultabili.

Conclusioni

I Kanban Board di fatto dovrebbero fornire una visione chiara dello stato di avanzamento lavori per il processo che il kanban rappresenta. Questo processo visivo dovrebbe aiutare a prendere decisioni su cosa, quando e come iniziare e terminare un lavoro.

Il Kanban board dovrebbe avere almeno il vincolo di "capienza" della singola fase (colonna) in modo da non saturare le risorse. Anche altri vincoli o configurazioni dovrebbero essere prese in considerazione. Dovrebbe inoltre misurare i tempi di lavoro e gestire in modo semplice il flusso.

Dovrebbe inoltre essere configurato di caso in caso per gestire le politiche di accesso per chi può fare cosa in quel determinato kanban. La presenza di dashboard e report è utile per capire come migliorare il modello di lavoro. In un'azienda complessa ci potrebbero essere infiniti kanban board. La possibilità di creare dei kanban classificabili e legati magari al dipartimento, sede, ufficio, o skill è un alto valore aggiunto da prendere in consdierazione per la scelta del software di kanban board giusto per la propria realtà.

Per ultimo, ma non meno importante, la possibilita di collegare i task del kanban board ad un sistema strutturato (ed integrato) per la gestione del Time Tracking e Project Management. Questo connubio potrebbe essere la chiave di volta per introdurre dei cambiamenti altamente migliorativi nel processo e nel modo in cui si lavora e si gestiscono le attività lavorative. 

Scopri le funzionalità e come sono integrati i software T-Kanban, T-PPM e T-HelpDesk.