Categorizzare le attività della WBS di progetto

Quando un Project Manager organizza un progetto, lo suddivide in attività le quali andranno a comporre la WBS di progetto. La scomposizione in singole attività distinte permetterà al Project Manager di organizzare al meglio il progetto e procedere con la scelta delle risorse e la formazione del team di progetto.

La soluzione TPPM- Project Portfolio Management permette di categorizzare e classificare le attività che compognono la WBS di progetto, dando completa autonomia tramite gli opportuni pannelli di gestione.

Prima di entrare nel merito, è necessario fare una breve premessa. Nel software di gestione progetto T-PPM sono presenti una serie di funzionalità utilizzabili dai team di progetto, nonché dal Project Manager, che permettono di rendicontare e consuntivare le attività lavorative pianificate o effettivamente svolte (le azioni). Poiché queste non sono da confondersi con le attività della WBS di progetto, per evitare ambiguità chiameremo in questo articolo le attività della WBS con il termine moduli della WBS.

Pannelli di amministrazione per la classificazione

Per procedere ai pannelli di gestione delle classificazioni è necessario che l'utente abbia il ruolo di Amministratore T-PPM; questo ruolo ha accesso a tutti i pannelli amministrativi delle anagrafiche del PPM di TeraNet.

Il pannello in questione è raggiungibile selezionando il menu: [Progetti e Attività → Progetti → Amministrazione → Categorie moduli WBS ] come mostrato in Fig. 1.

La pagina è molto semplice e presenta la lista, che inizialmente sarà vuota, delle categorie definite dall'amministratore. Nell'esempio in Fig. 2 viene mostrata una generica classificazione attribuibile alle attività della WBS che possono essere definite in Progetti che richiedono una parte di analisi e sviluppo software.

Nella sua facilità di utilizzo questa sezione è comunque molto "potente" in quanto presenta un pannello per potere filtrare i record, indispensabile nel caso in cui questi siano molti e vi sia la necessità di una veloce consultazione. Questo è apribile e chiudibile dall'icona della lente posta in alto a destra della pagina (per precisione in Fig. 2 questo pannello è chiuso ed è visibile solo la lente). Dispone inoltre della funzionalità di ordinamento delle informazioni indicate nella lista. Infine, di fianco al titolo del pannello di amminstrazione, è presente il simbolo di YouTube che permette di andare al video tutorial di guida all'utilizzo del pannello.

Illustriamo ora come si inserisce una categoria relativa ai moduli WBS. Anche in questo caso l'operazione è semplice ed immediata, infatti basta cliccare sul pulsante “crea nuovo” presente in alto a destra della pagina, vicino al menu di ordinamento: il sistema apre in popup una form presentando i campi illustrati in Fig. 3.

L'unico campo obbligatorio è il NOME mentre il campo nominato CODICE CATEGORIA, che è presente nella maggior parte dei pannelli amministrativi di anagrafiche del PPM, è utilizzabile per indicare eventualmente un codice di collegamento con sistemi esterni, come ad esempio SAP, con cui si vuole creare un riferimento di transcodifica.

Una volta create le categorie c'è ovviamente la possibilità di modificarle od eliminarle. Precisiamo che la cancellazione ha un vincolo, che è quello di non permetterne l'eliminazione se la categoria del modulo WBS in questione è già utilizzata nei progetti, (in realtà ne basta anche uno solo).

Ed ora andiamo a mostrare dove viene proposta all'interno di un progetto l'anagrafica appena descritta. Nella scheda progetto del PPM di TeraNet sono presenti varie aree, modificabili dall'utente con il ruolo di Project Manager (per approfondire l'argomento sul Project Manager ed i ruoli nel PPM vai al relativo articolo). Tra queste, come si vede in Fig. 4, è presente anche l'area relativa alla gestione dei moduli WBS.

Per categorizzare quindi queste attività, basta cliccare con il mouse sul titolo del modulo WBS, ad esempio scegliamo "Funzionalità B", dove si apre in popup la scheda relativa come mostrato in Fig. 5. Tra le varie informazioni che si possono mettere, che saranno sicuramente approfondite in altra sede, troviamo il menu a tendina che riporta le categorie elencate come esempio in Fig. 2

Abbiamo visto cosa sono e come si impostano, ma ora ci si aspetta anche la domanda: a cosa serve definire le categorie per le WBS di un Progetto? Ovviamente la risposta è: dipende dalle esigenze dell'azienda.

Ci potrebbe essere la necessità di volere nella scheda progetto, tra i report già disponibili, anche un grafico che mostri il raggruppamento per categoria di modulo WBS delle attività lavorative svolte sui moduli, in modo da mostrare quale è stato l'impegno maggiore richiesto nella realizzazione del progetto, e magari (se indicata) si vuole paragonare la stima rispetto all'effettivo realizzato. Seguendo l'esempio di categorizzazione proposto negli screenshot (Fig. 2),questo report metterebbe in evidenza se l'attività che prevale rispetto alle altre è stato lo sviluppo software, piuttosto che il testing o altro.

Altra ipotesi, la categoria potrebbe essere utile per l'integrazione con sistemi esterni a cui corrisponderà la classificazione ai fini ad esempio di contabilizzazione o scopi vari. Ricordiamo la presenza del campo codice per permettere una mappatura su altri ambienti (Fig. 3).

Nella roadmap di evolutive del nostro prodotto sono pianificate evolutive per proporre report a livello di progetto e sistema sulle categorie delle attività della WBS. Di sicuro questo dato ha un grande potenziale, tutto sta a come viene definito e quale tipo di classificazione si vuole impostare per le gestione dei progetti aziendali.