Il Gantt è lo strumento principe per il project manager per la pianificazione di progetto, molti software permettono di definire il Gantt tramite semplici strumenti integrati. Più un progetto è complesso e articolato e più si ha però la necessità di utilizzare software specifici per creare i propri Gantt.
Cosa si pianifica realmente nel Gantt?
Teoricamente nel Gantt vanno pianificate le tempistiche di progetto, ma ciò che interessa maggiormente ai project manager è la pianificazione delle risorse che realizzaranno il lavoro. Con questa modalità si riesce ad ottenere l'informazione anche delle tempistiche dei termini lavoro delle varie fasi di progetto e della chiusura finale.
Di conseguenza, in fase di realizzazione del progetto è indispensabile che ogni risorsa pianificata dia un feedback del lavoro che sta svolgendo in modo tale da avere lo stato avanzamento rispetto al pianificato.
Consuntivazione
Diventa quindi necessario introdurre un ulteriore strumento software che permetta di strutturare la consuntivazione delle attività lavorative svolte dalle risorse in modo tale da potere reperire le informazioni ed integrarle nel piano del progetto.
C'è un aspetto molto importante da considerare: mentre la pianificazione di un progetto è impostata da una singola persona, ossia il project manager, la realizzazione del progetto invece è fatta da un team di persone!
Il project manager, a livello software, nella definizione del Gantt può avvalersi di strumenti anche abbastanza semplici a partire da un documento di testo, o un foglio di calcolo elettronico per avere le informazioni un minimo strutturate. È una parte che non deve essere necessariamente condivisa da un punto di vista informatico e può essere gestita quindi da un'unica persona secondo il suo modo di organizzarsi e lavorare.
Ma quando entra in gioco anche il team, altre persone, che devono contribuire ad alimentare con le loro informazioni la testimonianza del loro lavoro eseguito sui progetti, gli strumenti adottati potrebbero non essere più sufficienti, soprattutto se il numero di progetti attivi o il team di presone cominciano a crescere.
Ovviamente anche in fase di pianificazione la quantità di commesse attive e delle persone è importante e diventa molto difficoltosa se non si utilizzano strumenti specifici!
Per quanto riguarda la consuntivazione, prima ancora dello strumento software, le persone che partecipano alla commessa devono essere consapevoli, motivate e istruite per compilare le ore di lavoro eseguite, possibilmente utilizzando tutte lo stesso protocollo e modalità. È compito di figure di responsabilità motivare il personale per far comprendere i benefici della condivisione di queste informazioni.
Monitoraggio
Nella scelta della soluzione software, se non viene pensato a priori dove si vuole arrivare e come si possono ottenere le informazioni sul progetto e da chi devono essere lette queste informazioni, ci si ritrova in fastidiosi e onerosi colli di bottiglia. Questi impediscono di avere una serenità lavorativa ed una efficienza nel cercare le risposte alle domande quali: "Come siamo messi?", "Chi è disponibile la settimana prossima per fare questo lavoro?", "A che punto è il progetto ...?", "Siamo giusti con le consegne?", "Quanto manca?" E così via...
In poche parole: si deve potere monitorare l'avanzamento del progetto, anzi meglio ancora di tutti i progetti attivi, sotto più aspetti per rispondere alle domande a cui il project manager è tenuto a dare.
Criticità di monitoraggio di un progetto
Quando si entra nella fase di realizzazione, è indispensabile che il progetto venga costantemente monitorato. La relativa pianificazione deve essere mantenuta aggiorna in modo tale che si possa avere un riscontro immediato e rendersi conto se ci sono eventuali criticità, come ad esempio ritardi o mancanza di risorse disponibili.
Raccogliere dati e informazioni in questo senso può essere molto oneroso e impreciso se non si utilizzano gli strumenti adatti.
Non è scontato che un software usato per definire il Gantt supporti in maniera semplice anche lo stato avanzamento reale della commessa. Come minimo il project manager, a fronte dell'attività della WBS pianificata, dovrà potere sicuramente indicare da qualche parte nel software se è "completata" o una "percentuale di avanzamento", o le giornate fatte fino ad oggi. Ma da dove ricava queste informazioni? E quanto facilmente e velocemente le ricava? E una volta inserite come risponde il software utilizzato?
Situazioni reali
Ci sono realtà che puntano solo sulla consuntivazione del lavoro per tenere traccia delle attività che stanno svolgendo le proprie risorse. Altre puntano solo sulla pianificazione per organizzarsi a priori e cercare di prevenire sovrapposizioni o tempistiche irrealizzabili.
Oppure realtà che si strutturano per entrambe le esigenze anche se, spesso, gli strumenti usati per il Gantt e per la consuntivazione sono diversi e non si integrano tra loro.
In tutti questi casi si creano colli di bottiglia più o meno importanti che creano sicuramente situazioni di stress.
La grande difficoltà quindi che hanno le realtà aziendali quando devono capire l'effettivo stato avanzamento dei progetti o commesse, o altre informazioni sulla situazione attuale, è proprio quella di raccogliere le informazioni sul lavoro fatto finora per riuscire a mantenere aggiornata la relativa pianificazione. E se c'è discrepanza, devono potere "ri-programmare" la pianificazione. E se ci sono più progetti in realizzazione, per ri-programmare devono tenere conto di tutto l'insieme dei progetti in atto.
Il software ideale per pianificare e monitorare
Una risposta immediata sullo stato avanzamento reale dei progetti bisogna averla, altrimenti l'avere solo pianificato si riduce ad una stima mai confermata o riscontrabile "in linea di massima". Oppure, se c'è solo consuntivazione, non si ha il quadro di tempistiche, consegne previste, fine lavori previsti, cosa attualmente c'è di attivo o meno.
Lo strumento software ideale deve potere supportare sia la gestione del Gantt per la fase iniziale di pianificazione, sia la parte di consuntivazione per la fase di realizzazione e monitoraggio della commessa.
In questo modo lo stato avanzamento della realizzazione del progetto diventa automatico e disponibile in tempo reale!
Inoltre, il software deve dare direttamente riscontro del lavoro fatto con quello pianificato in modo da mettere in evidenza ritardi o giornate eccedute.
Infine, ma non meno importante, anzi, il software dovrebbe potere fornire una visione di insieme ossia una vista che unisca tutte le pianificazioni e gli stati avanzamento di tutti i progetti in corso! Questa permetterebbe ai project manager o responsabili di progetto di avere il quadro immediato della situazione per capire come ri-programmare le attività critiche. Oppure permetterebbe di capire la fattibilità di nuovi progetti nel periodo richiesto dal cliente.
Tutte queste funzionalità fanno parte di T-PPM grazie al modulo T-Gantt per la pianificazione e T-Activity per la consuntivazione delle attività lavorative, nativamente integrati tra loro con la capacità di comunicare e sovrapporre i dati registrati in modo da garantire un monitoraggio efficace ed in tempo reale.
Work illustrations by Storyset