Nel project management una milestone indica un importante traguardo, normalmente intermedio, che dovrebbe avvenire in una determinata data, fissata durante l'arco temporale di svolgimento di un progetto. Durante tutto lo sviluppo di un progetto possono essere fissate diverse milestone.
Le milestone sono rappresentate anche come eventi lungo la sequenza temporale del progetto (timeline) e hanno durata nulla, o al massimo di un giorno. La traduzione italiana di milestone è pietra miliare! Questo ci suggerisce inoltre che la milestone è un punto di arrivo o di partenza!
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Di seguito, per comodità di lettura ed interesse, elenco i principali paragrafi di questo articolo.
Le milestone e la durata
Per loro natura le milestone non hanno durata, non influiscono quindi sulla durata effettiva del progetto.
A prescindere dalla durata nulla le milestone diventano fondamentali per monitorare il corretto progresso temporale di un progetto, permettendo di verificare il raggiungimento di ogni evento e traguardo intermedio.
Qualora una milestone non sia raggiunta, si deve accendere un campanello d'allarme, rendendo necessarie le opportune verifiche ed eventuali contromosse.
Nei casi migliori, il mancato raggiungimento di una milestone potrebbe portare ad un blocco di qualche attività o task, facendo quindi slittare o saltare la pianificazione di alcune attività operative. Nei casi peggiori potrebbe esserci un blocco generalizzato delle attività e quindi del progetto, con un pesanti ripercussioni sulla data finale di termine progetto.
Le milestone aiutano i team!
Le milestone aiutano inoltre i project manager e i team di progetto a lavorare in modo più produttivo e soprattutto per obiettivi, in quanto guidati dai traguardi che devono essere raggiunti dai team di progetto visto come insieme. Ad un livello più generale le milestones sono fondamentali anche per per tutti gli stackeholers di progetto non operativi.
I team sono certamente legati a specifiche attività di progetto, che a loro volta hanno abbinate delle date limite, le quali sono di sprono ai team a terminare i lavori entro range temporali prefissati. Certo il termine di ogni singola attività di progetto, visto come obiettivo, è importantissimo, soprattutto quando propedeutico all'inizio di altre attività. Ma è sempre localizzato all'interno di un gruppo di attività, mentre la milestone è fissata a livello di progetto!
In un progetto non ci devono essere centinaia di milestone, ma nemmeno troppo poche milestone e soprattutto monumentali. Fissare le corrette milestones aiuterà sicuramente i team a procedere con il giusto passo e prevenire lo stress determinato da tempistiche impossibili.
Stati delle milestones
Normalmente le milestones vengono rappresentate nei sistemi di pianificazione progetti con il simbolo di rombo. Normalmente il raggiungimento degli obiettivi stabiliti dalle milestones vengono decretati tramite documenti redatti dagli attori partecipanti al progetto. In alcuni software le milestones possono inoltre assumere dinamicamente diversi stati, sulla base di condizioni determinate dalla data corrente e dall'effettivo verificarsi o meno dell'evento pianificato.
Alcuni stati di milestones raggiunte ed eseguite con successo potrebbero essere:
- milestone raggiunta nella data prevista
- milestone raggiunta in ritardo (di x giorni/mesi, etc)
- milestone raggiunta anticipatamente (di x giorni/mesi etc)
Alcuni stati di milestones con data prevista passata e non eseguite o eseguite parzialmente potrebbero essere:
- milestone non eseguita (ritardo di x giorni/mesi etc)
- milestone eseguita parzialmente (% ed in ritardo di x giorni/mesi, etc)
- milestone non eseguita ed in scadenza (fra x giorni)
Esempi di milestone
Di seguito alcuni esempi di milestones. Si tenga in mente, leggendo gli esempi, che la milestone potrebbe coincidere, in termini di data, con un azione fisica, la fine di un attività progetto o un deliverable.
- Approvazione iniziale del progetto
- Raggiungimento di un indicatore di performance
- Ottenimento di fondi
- Contratti con fornitori
- Firma di un contratto
- Il collaudo
- Realizzazione del prototipo
- Termine di test cases
- Termine dei bug fix
- Termine progetto
Milestone, deliverable e attività della wbs, non sono la stessa cosa!
Tenendo a mente gli esempi descritti poco sopra, le milestones non coincidono e non sono da confondere con le attività/task di progetto e tantomeno con i deliverables di progetto.
La wbs di progetto
Nelle fasi iniziali un progetto viene suddiviso in attività/task e sottoattività, rappresentate da una gerarchia ad albero denominata WBS di progetto. Questo per organizzare il progetto in elementi più facilmente gestibili, semplificandone la comprensione da parte di tutti gli stackeholders che ne saranno coinvolti.
Deliverables
Un deliverable è un bene tangibile o immateriale (servizio) prodotto come risultato di un progetto e delle sue attività. Un deliverable può essere un documento, un report, un rapporto, un software o qualsiasi altro elemento come risultato dell'attività di un progetto. Normalmente il deliverable viene presentato/consegnato ai committenti del progetto. I deliverables possono essere classificati come:
- Tangibili o intangibili
- Esterni o interni
- Grandi o piccoli
Alcuni errori comuni
Di seguito alcuni errori comuni che vengono fatti parlando di milestone, deliverables e attività di progetto
Una milestone non è un deliverable
Una milestone potrebbe coincidere con un deliverable, ma non tutti i deliverable sono una milestone.
Il termine/fine di un attività non è una milestone
Una milestone potrebbe coincidere con il termine di un task/attività specifica, ma ogni termine attività non è una milestone.
Legami tra attività di progetto
Alcune attività dipendono da altre (non possono iniziare prima che siano terminate altre attività). Questi legami, in senso stretto, non dovrebbero mai essere trattati come milestone.
I pannelli e la modalità di gestione delle milestones variano da software a software.
T-PPM permette di gestire le milestones in modo flessibile, cercando di propagare le informazioni ai team di progetto, abbinando una gestione operativa molto intuitiva e user friendly. Di seguito presentiamo alcune features del tool di gestione delle milestones.
- Pannello di gestione delle milestone di progetto integrato nella dashboard di progetto
- Le milestones sono rappresentate nella dashboard di progetto tramite un report dedicato
- Le milestones sono rappresentate in T-GANTT (e gestibili direttamente dal gantt)
- Le milestones sono rappresentate nella WBS di progetto
- Le milestones sono rappresentate graficamente negli elenchi report analitici di progetto
- La home page utente segnala le milestone di pertinenza di prossimità
- Le milestones vengono rappresentate nel calendario utente
- Le milestones sono presentate anche nella scheda Cliente (area delle notifiche)
Conclusioni
Le milestones sono fondamentali nel project management per diverse ragioni.
Come primo aspetto le milestones fissano i traguardi intermedi che devono essere raggiunti durante lo svolgimento di un progetto. Questo permette di avere ben chiaro, in fase iniziale e ad alto livello, la timeline di questi obiettivi da raggiungere.
In secondo luogo, quando le milestones sono fattibili (non troppe ne troppo poche),permettono ai project manager e i team operativi di organizzarsi al meglio riducendo lo stress, focalizzando gli sforzi per raggiungere il traguardo stabilito.
In terzo luogo sono fondamentali per il monitoraggio. Durante lo svolgimento delle attività operative, il raggiungimento degli obiettivi e il conseguente cambio stato della milestones (milestone raggiunta, milestone non raggiunta) permettono di tenere sotto controllo l'avanzamento del progetto.
Come ulteriore aspetto, ma non meno importante, le milestones abbinate al Gantt di progetto permettono di fornire a tutti gli stackeholders una visione ordinata e organizzata in fase di progettazione iniziale ed in fase di esecuzione dei lavori.
Se inoltre i software a supporto del Project Management permettono di gestire le milestones in modo integrato con gli altri tool a supporto per la gestione progetto (wbs, gantt, report, dasbhoard, alerting, etc) le milestones, correttamente fissate, diventano un punto di riferimento che agevola il monitoraggio e sprona i team a lavorare in modo efficiente e non dispersivo.
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