I sistemi di Project Portfolio Management per i board direzionali
Nel contesto attuale, le aziende si trovano di fronte a sfide competitive sempre più stringenti e ambiziose. L'adozione di una soluzione di Project Portfolio Management, abbreviato in PPM, rappresenta un salto qualitativo nell'approccio di gestione progettuale globale che permette ai Board Direzionali di guidare l'azienda verso obiettivi sfidanti.
I Project Portfolio Management sono soluzioni software che permettono alle organizzazioni di avere una visione in tempo reale completa e integrata di tutti i progetti in corso, a prescindere dall'area funzionale (Produzione, Marketing, IT, R&D) facilitando la pianificazione strategica, l'allocazione delle risorse, il monitoraggio dei progressi e la valutazione delle performance globali.
L'implementazione di un sistema di Project Portfolio Management può rivelarsi una mossa vincente per le aziende che aspirano ad una crescita sostenuta e mirata. Questi sistemi, oltre a fornire ai project manager tutti gli strumenti necessari per il governo dei singoli progetti, rendono disponibili dashboard integrate che danno una panoramica globale dell'intero sistema ai livelli superiori.
Non si tratta solo di un semplice passaggio ad un software che va oltre al concetto di Project Management, ma di un vero e proprio cambio di paradigma nella gestione dei progetti che porta con sé una serie di vantaggi strategici all'insegna dell'efficienza e dell'efficacia.
Vediamo qualche vantaggio.
Strategia e obiettivi. Il punto forte dei Project Portfolio Management è la capacità di allineare l'esecuzione dei progetti con gli obiettivi aziendali a lungo termine. Gli stakeholder possono vedere immediatamente come ogni progetto contribuisca alla strategia complessiva e quali risorse siano necessarie per portarlo a termine con successo.
Gestione centralizzata del rischio. I sistemi di PPM permettono di identificare, valutare e mitigare i rischi su tutti i progetti portati avanti, favorendo una reazione tempestiva alle incertezze e ai cambiamenti di scenario.
Ottimizzazione delle risorse. Grazie a una panoramica chiara e centralizzata, le risorse – umane, finanziarie e materiali – possono essere distribuite in maniera razionale ed efficiente tra i vari progetti, riducendo gli sprechi e massimizzando i rendimenti.
Decisioni data-driven. Il monitoraggio dei KPI e delle metriche di performance integrato nei PPM supporta i processi decisionali e il reporting, offrendo dati oggettivi e in tempo reale.
I sistemi di Project Portfolio Management sono un alleato fondamentale per le aziende che vogliono maturare e mantenersi competitive rispetto ai competitors, fornendo una leva strategica e operativa per trasformare i progetti da semplici attività a veri e propri vettori di crescita.
Obiettivi strategici ed economici
L'impostazione di obiettivi strategici ed economici è un elemento fondamentale per assicurare il successo e la crescita sostenibile di ogni azienda.
Attraverso l'uso efficace dei sistemi di Project Portfolio Management, le organizzazioni possono avere sempre sotto controllo l'andamento di tutti i progetti, strategici e non, e garantire che gli obiettivi siano non solo chiaramente definiti, ma anche pienamente integrati con tutte le attività in corso dai vari dipartimenti aziendali.
Vediamo come.
Definizione chiara degli obiettivi generali. Stabilire obiettivi strategici chiari, misurabili e raggiungibili, che riflettano la vision e la mission aziendale. I sistemi di Project Porfolio Management aiutano ad allineare ogni progetto a questi obiettivi, assicurando che ogni iniziativa contribuisca al risultato complessivo desiderato.
Coerenza con il budget aziendale. I sistemi PPM consentono di bilanciare costi e benefici dei progetti, favorendo decisioni che rispecchiano la strategia finanziaria. Il controllo del budget diventa quindi sistematico e meno soggetto a variazioni inattese o a scostamenti non giustificati.
Allocazione delle risorse in modo efficiente. Valutando in tempo reale lo stato delle risorse disponibili, le applicazioni PPM permettono di ottenere il massimo ritorno sugli investimenti e di ottimizzare l'allocazione delle risorse, sia in termini di personale che di budget, verso le iniziative che offrono il maggiore potenziale di impatto.
Assegnazione di priorità ai progetti. Un'accurata analisi delle iniziative consente di individuare e assegnare priorità in base al loro contributo, agli obiettivi aziendali globali e al loro valore strategico, garantendo così che l'attenzione e gli sforzi si concentrino sui progetti più critici.
Monitoraggio e aggiustamenti. Nessun piano rimane statico! Pertanto, il monitoraggio continuo dei progressi verso gli obiettivi definiti consente di effettuare tempestivi aggiustamenti qualora fosse necessario. Questo livello di agilità e flessibilità è reso possibile dall'intelligenza analitica e dalla capacità di reporting avanzato di un software di Project Portfolio Management.
L'utilizzo di tali sistemi rappresenta una scelta strategica che va oltre la semplice selezione di uno strumento di gestione progettuale; è un emblema di un approccio gestionale riflessivo, che considera l'ottimizzazione di ogni iniziativa come tassello di un mosaico più ampio: il successo a lungo termine dell'azienda.
Attraverso questi strumenti, le direzioni aziendali possono assicurare che ogni progetto non solo avanzi sulla giusta traiettoria, ma che, passo dopo passo, si muova in perfetta sinergia con la rotta definita dagli obiettivi strategici e finanziari dell'organizzazione.
Ripartizione dei progetti per area funzionale
In qualsiasi organizzazione, i progetti rappresentano le attività attraverso cui si concretizzano le strategie e si apporta valore raggiungendo gli obiettivi prefissati.
La ripartizione dei progetti per area funzionale è un processo che richiede una visione olistica e coordinata per garantire che le diverse iniziative siano allineate agli obiettivi complessivi.
Con l'adozione di sistemi Project Portfolio Management si ottimizza questo processo attraverso diverse pratiche, tra cui:
Allineamento strategico. Ogni progetto deve essere intrapreso con chiari legami agli obiettivi dell'area aziendale e a quelli più ampi dell'organizzazione. Un software di Gestione Progetti aiuta a identificare sinergie e potenziali sovrapposizioni, assicurando così che i progetti siano complementari e non in conflitto, aiutando la fase collaborativa tra progetti trans-funzionali.
Bilanciamento del portfolio. La diversificazione dei progetti nelle varie aree aziendali, come IT, marketing, R&D, è vitale per gestire il rischio e sfruttare le opportunità. Tali software consentono di bilanciare il carico di lavoro e i rischi tra le aree, evitando di sovraccaricare una singola unità.
Ottimizzazione delle risorse. Si può assicurare che le risorse disponibili siano impiegate in modo efficiente, assegnandole ai progetti in base alle priorità strategiche e alla disponibilità.
Comunicazione trasversale. Promuovere la comunicazione e la collaborazione attraverso le diverse aree aziendali è essenziale per realizzare progetti interdipartimentali. Un sistema efficace di PPM facilita la comunicazione tenendo traccia della progressione di ogni progetto e stimolando lo scambio di informazioni.
Monitoraggio costante. È necessario avere una visione aggiornata dello stato d’avanzamento di ogni progetto in ogni area. Questo consente un'agile riallocazione delle risorse in caso di necessità, e una rapida risposta a cambiamenti dell'ambiente interno ed esterno.
L'adozione di un software PPM offre ai responsabili un quadro chiaro delle attività in corso, delle loro interdipendenze e del loro contributo agli obiettivi aziendali. Questo non solo migliora le probabilità di successo dei progetti individuali, ma ottimizza anche il rendimento dell'intero portfolio progettuale, creando un ambiente in cui l'innovazione e il miglioramento continuo diventano parte integrante della cultura aziendale. Un approccio sistematico e integrato alla gestione dei progetti attraverso le varie aree è, dunque, essenziale per accrescere l'efficienza operativa e sostenere la crescita a lungo termine dell'impresa.
Monitoraggio del budget aziendale
Il controllo di gestione, normalmente cdg, svolge un ruolo fondamentale nel monitoraggio del budget che, grazie a strumenti dedicati, tiene tutto sotto controllo in maniera puntuale dal punto di vista finanziario.
Ma quando si parla di progetti si va oltre questo concetto.
Rispettare il Budget condiviso non significa necessariamente raggiungere tutti gli obiettivi nei tempi previsti e, soprattutto, non si ha una visione di insieme dell'andamento di tutti i progetti vs il budget, in quanto il punto di vista è normalmente quello dipartimentale.
Uno strumento di Project Porfolio Management non si limita alla semplice analisi dei costi di progetto e rispetto del budget, ma contribuisce attivamente al processo decisionale e alla strategia complessiva dell'impresa in quanto monitora nel tempo l'andamento del progetto fin dalle sue prime fasi.
Come? Scopriamolo insieme...
Pianificazione finanziaria. Elabora i budget iniziali insieme ai responsabili di progetto, impostando le basi per un controllo efficace dei costi e garantendo che siano in linea con gli obiettivi aziendali.
Analisi delle varianze. Monitora costantemente le spese rispetto al budget previsto, identificando scostamenti e indagando sulle cause per provvedere agli adeguati interventi correttivi.
Supporto alla decisione. Fornisce dati finanziari accurati e tempestivi che aiutano i responsabili a fare scelte precise su progetti in corso e su eventuali nuove iniziative.
Ottimizzazione delle risorse. Aiuta a riprogrammare le risorse finanziarie in caso di necessità, valutando il ritorno degli investimenti dei vari progetti e riallocando il budget verso le iniziative più remunerative o critiche.
Previsione e tendenze. Effettua previsioni finanziarie regolari osservando le tendenze di spesa, che sono essenziali per le pianificazioni a medio e lungo termine.
Reporting. Crea report dettagliati che non solo documentano lo stato attuale del budget ma forniscono anche insight per il futuro, contribuendo all'ottimizzazione dei processi decisionali aziendali.
Grazie alla presenza di un sistema Project Portfolio Management, il controllo di gestione può trarre vantaggio da una visuale più ampia, che considera il portfolio dei progetti in toto e non come insieme di parti disconnesse.
Questi sistemi offrono strumenti analitici avanzati ed integrabili che consentono di affinare il monitoraggio e l'analisi del budget, rendendo queste attività non solo più accurate, ma anche più strategiche.
L'integrazione tra un sistema di PPM e strumenti propri del Controllo di Gestione porta, così, a una gestione oculata delle finanze più reattiva e più aderente alle dinamiche e alle sfide del mercato, garantendo che ogni euro speso contribuisca effettivamente alla crescita e alla creazione di valore per l'azienda.
Gestione distribuita dei progetti
La gestione distribuita dei progetti è un concetto che mira a decentralizzare il controllo dei progetti, assegnandone la responsabilità a diversi team o dipartimenti all'interno di un'organizzazione.
Per raggiungere un'efficace gestione distribuita, è essenziale fare affidamento su strumenti e metodologie che consentano coesione e allineamento tra le varie unità operative e che diano una vista di insieme.
Ecco alcuni dei pilastri su cui si basa questo approccio:
Utilizzo di software di Project Management. Strumenti come un software di Project Portfolio Management sono fondamentali per tenere traccia e coordinare le diverse attività.
Metodologie Agile e Lean. Approcci che incoraggiano la flessibilità, la collaborazione e la rapidità di esecuzione, come Scrum, Kanban o Lean, sono spesso adottati per gestire progetti in modo più efficace, riducendo gli sprechi e rispondendo velocemente al cambiamento.
Strutturazione dei team interfunzionali. Creare team composti da membri di diverse funzioni aziendali che lavorano insieme su specifici progetti incoraggia la comunicazione e la condivisione delle competenze, portando a soluzioni più innovative e a una maggior understanding intersettoriale.
Program Management. Questa disciplina si concentra sulla gestione dei programmi - insiemi di progetti correlati - garantendo un'alleanza strategica tra di loro e aiutando le aziende a raggiungere benefici di più ampio respiro che non potrebbero essere ottenuti agendo su progetti singoli.
PMO (Project Management Office). Questa risorsa svolge un ruolo cruciale nel supportare la gestione distribuita dei progetti, stabilendo standard, fornendo formazione e assicurando che le best practice vengano seguite attraverso i diversi team e i diversi progetti.
Comunicazione e collaborazione. Strumenti come Slack, Microsoft Teams o software di videoconferenza permettono ai team di rimanere in costante contatto e di collaborare in tempo reale, nonostante la loro distribuzione fisica.
La chiave del successo di una gestione distribuita dei progetti sta nella capacità di mantenere un sistema di allineamento e di rendicontazione regolare nonostante la distanza e l'autonomia dei singoli team.
Un approccio equilibrato che utilizza la tecnologia appropriata e le metodologie più adatte può rendere la gestione distribuita non solo possibile, ma un fattore distintivo nell'agilità e nella competitività dell'azienda.
Coordinamento e reporting periodico alla direzione
Il coordinamento e il reporting periodico alla direzione sono attività cruciali nella gestione di progetti in un'organizzazione. Essi assicurano che le decisioni prese ai livelli più alti si basino su dati aggiornati e affidabili, e che le informazioni fluiscano correttamente dalla base al vertice della piramide aziendale. Ecco come si svolgono efficacemente questi processi:
Sincronizzazione degli aggiornamenti. È vitale che il flusso di informazioni sia costante e sincronizzato. Utilizzando software di PPM, i team di progetto possono dare aggiornamenti periodicamente, che la direzione può poi rivedere in specifici momenti.
Standardizzazione dei report. I report devono seguire un format standardizzato che permetta ai membri della direzione di comprendere rapidamente lo stato di avanzamento di ogni progetto. Un software di Gestione Progetti può offrire template e strumenti di reporting automatico per rendere questo processo efficiente e uniforme.
Chiarezza e concisione. La direzione ha bisogno di informazioni chiare e incisive per prendere decisioni. I report dovrebbero quindi focalizzarsi su dati rilevanti come scostamenti di budget, milestone raggiunti, rischi identificati e prevedere azioni correttive.
Frequenza di reporting. Il calendario dei report deve essere definito in modo tale da bilanciare la necessità di aggiornamenti tempestivi senza gravare eccessivamente sulle risorse. In molti casi sono prediletti report mensili o trimestrali, a seconda della natura e durata dei progetti.
Monitoraggio dei KPI. Indicatori di performance chiave (KPI) devono essere costantemente monitorati e inclusi nei report. Questo consente alla direzione di valutare le prestazioni dei progetti rispetto agli obiettivi e di intervenire quando necessario.
Workflow di approvazione. Oltre ai normali aggiornamenti, deve esistere un workflow chiaro e strutturato per qualsiasi approvazione o modifica significativa che richieda l'intervento del board.
Revisioni periodiche di progetto. Incontri tra i responsabili di progetto e la direzione, facilitati da dati di reporting accurati, sono essenziali per la condivisione delle informazioni e per il coordinamento tra le diverse iniziative in corso.
Un efficace sistema di coordinamento e reporting aumenta la trasparenza all'interno dell'azienda e contribuisce alla creazione di un circolo virtuoso di feedback e miglioramento continuo.
Attraverso l'uso di strumenti avanzati di PPM, la direzione può avere una visione chiara del panorama dei progetti aziendali, prendere decisioni mirate e guidare l'impresa verso il raggiungimento di obiettivi strategici prefissati.
I vantaggi dei sistemi di Project Portfolio Management
L'adozione di un solido sistema PPM rappresenta un investimento strategico che porta a miglioramenti tangibili nella gestione dei progetti e nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Le soluzioni di Project Portfolio Management introducono svariati benefici che mirano a migliorare l'efficienza nella gestione progettuale. Di seguito sono elencati alcuni dei vantaggi più significativi che questi sistemi possono apportare:
Allineamento strategico
Efficacia delle priorità
Ottimizzazione delle risorse
Visibilità e trasparenza a livello direzionale
Riduzione dei rischi globali
Efficienza nella comunicazione
Supporto decisionale
Scalabilità ed integrabilità
Le soluzioni di Project Porfolio Management sono diventate uno strumento indispensabile per le aziende che desiderano sostenere la loro crescita in maniera coordinata e controllata, garantendo un vantaggio competitivo nel mercato odierno sempre più complesso e dinamico.