L'opportunità di introdurre progetti innovativi grazie ai fondi PNRR porta ad organizzarsi con soluzioni software che permettano di pianificare, monitorare e raccogliere tutte le informazioni necessarie per la gestione di un progetto e delle attività collegate.
Nell'articolo precedente abbiamo affrontato l'argomento sul perché sia necessario introdurre un software strutturato a supporto della gestione dei progetti. Di seguito scenderemo nel dettaglio di come un software di project portfolio management sia uno strumento fondamentale per i progetti finanziati dai fondi PNRR.
Un software di project management è la soluzione che permette di tenere traccia e monitorare tutte le fasi di gestione di un progetto, in particolare:
- Definizione del progetto
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio
- Analisi ex-post
In questa parte analizziamo come il software di project management deve permettere di impostare un progetto per avere sotto controllo tutte le informazioni necessarie per procedere poi con il suo monitoraggio. Gli articoli successivi trattano la pianificazione, gestione delle fasi operative e di analisi ex-post del progetto.
Definizione del progetto
In fase di definizione di un progetto è molto importante riuscire a descriverne in modo accurato lo scopo, nonchè essere in grado di strutturare le informazioni in modo che il progetto possa essere opportunamente strutturato e classificato.
Il software ideale offre un'anagrafica di progetto esaustiva, che permette di descrivere il progetto a partire da campi scontati come la descrizione, le date di inizio e fine realizzazione, fino a campi più strutturati come il cliente, l'area, lo stato e la tipologia di progetto, la priorità, il dipartimento di competenza o la sede.
Infine, se si potesse collegare il progetto ad uno "superiore", già esistente, si arriva a creare una struttura gerarchica di progetti interconnessi.
Strutturare le informazioni del progetto permette di avere la possibilità di effettuare analisi precise sui dati dell'intero portfolio progetti, non solo sul singolo, ottenendo una esaustiva visione d'insieme!
Definizione della WBS di progetto - Work Breakdown Structure
Il passo immediatamente successivo è la scomposizione del progetto in sotto-attività a formare la cosiddetta WBS (Work Breakdown Structure). Ogni fase può essere a sua volta dettagliata tramite informazioni più o meno strutturate, come la stima dei tempi, l'intervallo di realizzazione, la descrizione, il livello gerarchico all'interno della WBS, lo stato di avanzamento ecc.
A partire da questa con il Gantt si andranno a pianificare di conseguenza sia le milestones che il periodo di realizzazione di ogni attività. Questo argomento richiede un approfondimento specifico affrontato nel prossimo articolo del ciclo del PNRR.
Definizione del budget
A seguire c'è la definizione del budget di spesa e del relativo finanziamento, trattato come entrata, che deve portare a zero la redditività.
Più questa definizione è precisa e maggiore sarà la resa del monitoraggio.
Le voci di spesa vanno classificate per tipologia, come costo del personale, spese di marketing, spese di materiale e così via. In questo modo si ottiene anche la percentuale di spesa distribuita nel budget per verificare se le percentuali limite imposte dal finanziamento corrispondono.
Un altro fattore utile è quello di avere la possibilità di associare alle voci di spesa anche l'attività di progetto. Questo consente di monitorare anche la particolare fase di progetto in lavorazione, aggiungendosi così al controllo dell'intero progetto.
Infine, dove è plausibile prevedere l'informazione, l'ideale sarebbe quello di potere associare anche il periodo in cui si prevede di affrontare la spesa indicata. Più facile è per l'entrata del finanziamento, solitamente distribuita in più tranche. L'effetto è quello di ottenere un ipotetico flusso di cassa per capire, prima ancora che il progetto parta, se ci saranno delle criticità nell'affrontare delle particolari spese.
Una volta definito il budget, il software deve offrire la possibilità consuntivare, ossia di registrare le spese e le entrate del finanziamento reali, in modo tale da avere immediatamente l'informazione relativa allo stato di avanzamento ed eventualmente segnalazioni relative allo sforamento dei valori.
Non devono mancare i report che raggruppano, o dettagliano, le informazioni per voci di spesa o per periodo che permettono di analizzare l'andamento del progetto da un punto di vista finanziario.
Un dettaglio tecnico da considerare nell'adottare un software di project management è quello di avere la possibilità di potere inserire i dati nel sistema da un excel o da un'altra fonte dati in cui sono già registrati budget e/o il consuntivato in modo da cerare automatismi e ridurre il margine di errore sulla coerenza dei dati.
Team di progetto
Altra informazione utile è quella di indicare il team di progetto inserendo le persone per competenza. L'ideale è che il software permetta a queste persone di accedere alla scheda progetto per consultarla, scaricare documenti, andare a consuntivare le ore lavorate.
Le persone coinvolte (stakeholders)
Inoltre, il software deve permettere di indicare i referti esterni, cioè quelle persone che pur non lavorando direttamente sul progetto, possono essere un riferimento durante lo svolgimento. Ad esempio, i referente del cliente, o dei propri fornitori o partner. Si devono potere registrare quindi ulteriori anagrafiche di persone e aziende per avere sempre sottomano i dati di contatto quali numeri di telefono, email e indirizzi di lavoro.
I documenti di progetto
Altra caratteristica utile del software di project portfolio management è quella di permettere di centralizzare anche tutta la parte documentale relativa ad un progetto e di renderla disponibile al team direttamente dalla scheda di progetto. I documenti si devono potere associare su più livelli: di progetto, di attività della WBS o di milestone. L'associazione può essere arricchita di ulteriori informazioni, tra cui tag, ossia parole chiave, che permettono di creare filtri personalizzati di ricerca. Inoltre, dovrà essere possibile impostare i permessi di visibilità puntuale su ogni singolo documento.
Conclusione
Grazie alla completezza delle informazioni gestite da un software di gestione progetti, è possibile definire un portfolio progetti con informazioni disponibili in tempo reale a tutti gli stakeholders, ma anche un prezioso e fondamentale archivio storico con informazioni altamente strutturate.
Ogni progetto risulta completo di descrizione, tempistiche, dettaglio attività, documentazione, risorse, team e tutti i contatti coinvolti. Il software permetterà di introdurre un'area di condivisione per il team ed i manager che possono consultare in ogni momento i dati aggiornati in tempo reale.
Ma questo è solo l'inizio, ovvero la base di partenza, non ancora sufficiente per un resoconto disponibile in tempo reale per monitorare i progetti finanziati con i fondi PNRR.
Prossimo articolo
Nella seconda parte di questo articolo approfondiamo un punto cruciale e fondamentale nella gestione del progetto: la pianificazione, in particolare l'utilizzo del Gantt.