Nell'ambito dei progetti che accedono ai fondi Europei, come quelli previsti nel PNRR, è necessario presentare la rendicontazione finanziaria ed amministrativa, produrre la documentazione richiesta dall'ente finanziatore e generare report di progetto intermedi e finali.
In questa terza e ultima parte di questa serie di articoli analizziamo come la soluzione T-PPM offra una gestione operativa che facilita il monitoraggio, le analisi intermedie e le analisi finali del progetto. Monitorare e registrare in maniera strutturata le attività relative all'esecuzione del progetto permette di verificare con facilità ed in tempo reale lo stato di avanzamento del progetto, sia a livello di tempi che di costi.
Ricapitoliamo quanto visto fino ad ora. Nel primo articolo abbiamo affrontato il tema della definizione del progetto. Nel secondo articolo abbiamo visto quali sono gli strumenti offerti per gestire in modo flessibile dinamico la pianificazione di progetto. A prescindere dai progetti finanziati dal PNRR è comunque fondamentale utilizzare una soluzione dinamica e flessibile per gestire i progetti e le operatività collegate.
Fasi di progetto
Ricapitoliamo nei seguenti quali sono le principali fasi di progetto, in grassetto le fasi affrontate da questo articolo:
Esecuzione
La parte operativa si potrebbe considerare come quella più impegnativa da gestire come raccolta dati, in quanto entrano in gioco più persone, a partire dal team deputato per realizzare il progetto.
Se nella fasi precedenti di gestione del progetto (definizione e pianificazione) gli attori principali ed utilizzatori di uno strumento come T-PPM si possono limitare al Project Manager ed amministrativi, nella fase operativa è importante coinvolgere anche il resto del personale che sarà parte attiva dell'esecuzione della commessa.
Sostanzialmente, a questo livello serve uno strumento che permetta di registrare sia le informazioni economiche che il tempo che si sta impiegando nelle varie attività di progetto stabilite.
Il Project Manager deve poter monitorare lo stato avanzamento del progetto per affrontare ed intervenire su eventuali criticità.
Non solo. Il project manager deve raccogliete tutte le informazioni relative alla parte contabile, report e documentazione da presentare come riscontro del finanziamento in scadenze intermedie e finali.
Grazie a T-PPM tutti i dati sono disponibili in tempo reale in quanto offre un ambiente unico ed integrato in cui indicare tutte le informazioni relative al progetto! In questo articolo abbiamo già analizzato come l'utilizzo di un semplice foglio di calcolo (come ad esempio Excel) non sia efficace soprattutto in questa fase.
T-Activity per la consuntivazione delle attività
Durante la fase operativa del progetto, ogni utente può di giorno in giorno consultare le attività che gli sono state pianificate dal Project Manager, le può confermare, oppure, in base alla contingenza, consuntivare attività differenti. Gli strumenti principali in questo caso sono il timesheet ed il calendario. Ogni operazione eseguita di inserimento o modifica di un'attività lavorativa esistente va automaticamente a sincronizzare lo stato di avanzamento sia della singola fase di progetto interessata che quello dell'intero progetto, a livello di ore e di costo della persona!
T-Tracker
A supporto della consuntivazione è possibile utilizzare lo strumento di time tracking integrato in T-PPM, che permette di tenere traccia delle attività svolte, e di passare da un'attività ad un'altra in modo semplice e veloce.
T-Chat
Un altro strumento molto utile per la collaborazione del team è la chat integrata, tramite la quale gli utenti possono comunicare in tempo reale riguardo i vari aspetti del progetto. Tutte le informazioni condivise restano registrate e consultabili nel progetto
Monitoraggio
Durante tutto lo svolgimento del progetto, il Project Manager può monitorare il lavoro del team, verificando le attività svolte, approvandole o eventualmente richiedendo modifiche alla persona interessata.
Ogni informazione gestita da T-PPM contribuisce ad elaborare lo stato di avanzamento del progetto. Il Project Manager, in base alla situazione, può anche indicare un proprio stato di avanzamento, che sarà affiancato a quello calcolato dal sistema.
Le dashboard di sistema permettono di avere sempre sotto controllo lo stato di tutti i progetti, grazie a report grafici e analitici che possono essere filtrati secondo diversi criteri in base alle esigenze.
Anche l'andamentodei costi e dei ricavi rispetto al budget prefissato è sempre aggiornato in tempo reale e consultabile tramite gli opportuni pannelli e dashboard.
Chiusura e analisi ex-post
Una volta terminato il progetto, numerose dashboard permettono di valutarne le performance rispetto agli obiettivi prefissati. È ad esempio possibile verificare lo scostamento dei costi rispetto al budget, il bilancio costi / ricavi, come pure verificare la corrispondenza delle tempistiche di progetto e gli eventuali "sforamenti".
In conclusione
T-PPM Project Management è la soluzione ideale per gestire qualsiasi tipologia di progetto, compresi quelli finanziati dai fondi del PNRR Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.
T-PPM aiuta in modo proattivo a strutturare i progetti, rispettare i vincoli e a raggiungere gli obiettivi prefissati dal progetto, tenendo, al contempo, monitorate le metriche più importanti per l'andamento e la riuscita dei progetti, come tempi, scadenze, costi, budget e risorse.
Ogni azienda ha le proprie peculiarità ed esigenze, per questo T-PPM permette di gestire ogni progetto in maniera differente, utilizzando uno o più degli strumenti messi a disposizione.